Prise de références en recrutement : pourquoi et comment ?

Ce n’est pas un secret : la réputation, ça compte, dans le recrutement comme ailleurs ! Parfois utilisée chez les consultants et chasseurs de têtes, la prise de références est une garantie supplémentaire pour éviter les erreurs de recrutement. La démarche demande de la rigueur, du flair et de la persévérance. En quoi consiste exactement la prise de références ? Quelles sont les bonnes pratiques pour la mener à bien ?

La prise de références ou encore contrôle de références, de quoi s’agit-il ?

La prise de références ou le contrôle de référence, consiste à contacter un précédent employeur ou manager d’un candidat pour avoir un retour sur son expérience de travail avec lui. Par cette démarche, un employeur collecte des informations sur un candidat auprès de son ancienne entreprise. C’est un outil complémentaire aux entretiens individuels et aux éventuels tests de personnalité pour éclairer la personne qui recrute dans sa prise de décision sur le candidat. Cette pratique n’est pas systématique dans les processus de recrutement. Selon une étude APEC de 2019 : 19 % des recruteurs le font systématiquement, 43 % le font parfois tandis que 9 % ne le font jamais Lorsqu’elle est utilisée, cette étape permet de confirmer ou d’infirmer certains éléments communiqués en entretien par les candidats sur leurs compétences mais également de découvrir de nouvelles informations qualitatives concernant les candidats. En effet, en contactant des personnes ayant travaillé avec eux : responsable hiérarchique direct, collègues, partenaires vous obtenez des informations diverses. En fonction de ces informations, vous pouvez envisager ou pas le recrutement du candidat en vue de l’intégrer à votre entreprise. En recueillant des données sur les compétences professionnelles acquises par un candidat dans son ancienne société, un recruteur se donne les moyens de ses ambitions et peut anticiper les futures missions qu’il sera amené à proposer dans le cadre de son nouveau travail au candidat.

Quel est l’objectif d’une prise de références ?

L’objectif principal est de sécuriser le recrutement en éclairant le futur employeur sur le profil des candidats et leur adéquation aux postes proposés. Ainsi le recruteur améliore la conformité de ses processus et permet de mieux maîtriser ses risques à l’embauche. Avant d’intégrer une prise de référence à sa démarche de recrutement, il faut la structurer et savoir ce que l’on veut en faire. Elle ne doit pas être utilisée exclusivement pour contrôler la véracité des propos du candidat. En effet, la prise de référence permet de croiser les sources d’information entre le candidat et le ou les référents. L’essentiel étant de vous aider à affiner et ajuster certaines appréciations. La conversation doit être ouverte et exploratoire, pour en apprendre plus sur le candidat. Dans l’échange, le référent doit avoir la liberté de donner des informations nouvelles sur le candidat, qui aient du sens dans l’évaluation professionnelle.

Les questions ouvertes sont à privilégier pour obtenir des réponses honnêtes. Par exemple, on peut demander à son ancien responsable : « J’ai l’intention de confier telle mission au candidat, vous avez travaillé avec lui, qu’en pensez-vous ? ». Il est également important lors d’une prise de référence de connaître la raison pour laquelle la collaboration s’est arrêtée et ce qui a amené le candidat à quitter l’entreprise. La question aura probablement déjà été posée au candidat dans le processus de recrutement. Mais la renouveler permet de faire concorder les versions et de sécuriser par la même occasion la fiabilité des informations.

Quel est son cadre légal ?

La prise de référence ne doit jamais être effectuée à l’insu du candidat. En droit, Le Code du travail stipule que tout employeur ou recruteur souhaitant acquérir des références auprès d’un candidat doit préalablement lui demander l’autorisation. En général, le candidat a cité dans son dossier ou sur son CV les données relatives aux personnes référentes. Toutes questions sur la vie privée sont interdites, la prise de références doit porter sur des éléments factuels en lien avec le poste occupé ou à pourvoir. Une prise de références auprès de l’employeur actuel est rare mais possible, cependant elle doit être menée dans la discrétion et la confidentialité. Et surtout, elle nécessite l’accord du candidat puisqu’elle pourrait le placer dans une mauvaise position. Pour une prise de référence efficace, il est logique de s’adresser à un référent ayant eu un rapport hiérarchique avec le candidat. En effet, un ancien collègue peut ne pas s’avérer très objectif.

Comment préparer une prise de référence ?

Une prise de référence comme tout entretien de recrutement se prépare en amont, à la différence près que puisqu’elle concerne le candidat, et comme le Code du travail le stipule, celui-ci doit être informé de votre intention à son sujet. Rappelez-vous qu’un candidat est en droit de refuser. Ce n’est donc pas la peine de lui forcer la main pour qu’il accepte. En lui expliquant bien les raisons pour lesquelles vous souhaitez effectuer une prise de références, le candidat sera rassuré et vous partirez d’emblée sur une base de confiance mutuelle. Idéalement, la planification de la prise de références se situe entre le premier entretien du candidat et avant l’ultime. Il est primordial de réfléchir aux questions que vous souhaitez poser en fonction des réponses que vous souhaitez obtenir. Pensez aux questions à poser en fonction pourquoi pas du nouvel emploi que vous envisagez de proposer au candidat et qui implique des missions spécifiques qu’il avait ou pas l’habitude d’accomplir dans son ancien poste. Si le candidat n’occupait pas le même poste et que pour lui cela représente une évolution de carrière, essayez de déceler par votre questionnement si les aptitudes acquises dans son ancienne société sont suffisantes pour le nouveau travail auquel vous le destinez. Plus votre préparation sera minutieuse et plus les données recueillies seront nombreuses et vous permettront de vous forger une opinion bien établie du candidat que vous vous apprêtez à recruter.