Comment intégrer à distance de nouveaux collaborateurs ?
En pleine crise sanitaire et alors que la consigne reste de maintenir le télétravail autant que possible, certaines entreprises continuent d’embaucher et une question se pose lorsque vos employés sont 100% en télétravail : comment intégrer avec succès les nouveaux collaborateurs ?
Et même lorsque les nouveaux collaborateurs prennent leur poste sur site, les mesures de distanciation sociale ne favorisent pas l’intégration dans l’équipe et les rencontres humaines. Force est de reconnaître qu’une intégration partielle ou 100% digitale est possible, le tout est d’employer les bonnes techniques pour tisser de solides relations humaines.
Communiquer en amont
Afin que le salarié se sente pleinement intégré dans sa nouvelle entreprise, communiquez avec lui avant même son arrivée. Vous pouvez lui envoyer quelques emails, préparer un livret d’accueil afin de lui fournir toutes les informations nécessaires à sa bonne intégration. Horaires de travail, procédures, règlement … soyez le plus transparent possible. Et surtout n’oubliez pas d’officialiser son arrivée en l’annonçant à tous les employés de l’entreprise.
Préparer un accueil digital (si télétravail à 100%)
Afin que votre nouvelle recrue soit opérationnelle, faites-lui livrer l’équipement informatique avant son premier jour. Vous devez vous assurer de faire parvenir à votre nouvel employé le matériel nécessaire pour travailler dans de bonnes conditions : ordinateur, casque, téléphone, accès VPN … n’oubliez pas de lui fournir également les contacts de votre service technique en cas de besoin. L’an dernier pendant le confinement général, notre client GHD s’est vu dans l’obligation d’accueillir et de former ses nouveaux collaborateurs à distance. Grâce à des outils informatiques plus performants et plus adaptés, l’intégration de ces collaborateurs s’est très bien passée. les déplacements étant interdits, ils étaient régulièrement conviés à des réunions par visio pour garder le lien et éviter l’isolement.
Faciliter la communication
Certains de nos clients ont pu maintenir une première semaine d’intégration en présentiel. néanmoins ce n’est pas le cas de toutes les entreprises et à défaut de pouvoir faire un accueil chaleureux en équipe et avec une présence physique, nous vous conseillons de programmer une réunion en visioconférence le jour de son arrivée. La vidéo est très importante afin de créer un premier contact visuel et de mettre un visage sur les membres de sa nouvelle équipe. Une réunion essentielle pour créer la dynamique d’équipe et faciliter les présentations de chacun. Par la suite, il est essentiel de maintenir les liens en organisant des événements digitaux comme par exemple un e-café, un e-afterwork …
Ne pas lésiner sur les échanges manager / managé
Nous le savons tous, les premières semaines dans une entreprise peuvent être compliquées. Il faut appréhender le secteur d’activité, les missions, les collègues, les habitudes … beaucoup d’informations à retenir. pour accompagner votre recrue dans ses premiers pas, il ne faut surtout pas l’isoler. Nous vous conseillons de prendre des nouvelles régulièrement par téléphone ou visio, le nouveau collaborateur doit se sentir soutenu et accompagné.
Pour notre client Bibby Factor, un système de roulement des équipes a été mis en place pour permettre à certains binômes par exemple de se retrouver quelques jours par semaine ou par mois sur site en comité restreint.
Le suivi et l’accompagnement dans la prise de fonction
53% des cadres interrogés par l’APEC affirment ne pas avoir reçu de définition claire des projets et objectifs à réaliser lors de leur prise de poste. Si les entreprises ne veulent pas prendre le risque de perdre leur nouvelle recrue, il est essentiel de leur communiquer de façon claire des objectifs à court/ moyen/ long terme et réaliser des suivis réguliers sur l’avancée de ses missions. Avec la distance, le collaborateur aura d’autant plus besoin d’une ligne de conduite à suivre !
Le succès de l’intégration d’un nouveau collaborateur se résume à lui faire sentir qu’il est le bienvenu, à le motiver et à l’aider à établir de bonnes relations de travail avec ses collègues et ses managers. Le défi actuel, à l’ère de la distanciation sociale, consiste à trouver comment communiquer vos valeurs et votre culture d’entreprise par le biais d’outils digitaux. Si vous y parvenez en suivant nos quelques conseils alors vous serez parfaitement capable d’intégrer vos nouveaux arrivants à distance.
